Abana realiza tratamiento archivístico en cualquier fase de archivo (oficina, central, intermedio e histórico) y en archivos públicos, privados, personales, familiares, nobiliarios, fundaciones, empresas, despachos profesionales y otras entidades. Este tratamiento es vital para la gestión de los documentos, y como garantía de su transparencia administrativa, en el caso de documentos públicos, y para el conocimiento y difusión de los mismos.
El tratamiento documental o tratamiento archivístico engloba las siguientes fases y tareas:
- Identificación
- Organización, que incluye las fases de clasificación y ordenación de los documentos y cuyo fruto es el Cuadro de Clasificación
- Descripción y grabación en aplicación informática, que permite la obtención de instrumentos de descripción
- Signaturado e instalación de los documentos
- Valoración de los mismos, que permiten la obtención de las tablas y calendarios de conservación de documentos.
La identificación archivística, soporte de todo el tratamiento archivístico, tiene por objeto el conocimiento del organismo que genera los documentos (institución productora de los documentos) a lo largo de su existencia, mediante un estudio que permite profundizar y analizar el organigrama de funcionamiento y los tipos de documentos que genera, en los que se materializan sus competencias, y que establecerá y analizará las series documentales producidas. El fruto de esta labor es el Cuadro de Clasificación, estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones de una institución a partir de la cual es creada o recibida la documentación administrativa y que organiza jerárquicamente el fondo de acuerdo con los principios archivísticos.
La organización archivística de un fondo documental es pues la reconstrucción por los archiveros de los documentos respetando su procedencia u origen y su orden natural, principios básicos de la Archivística. Comprende la clasificación, que procede al análisis y comprensión de las actividades y competencias de la institución u organismo productor, que permite establecer un repertorio de series documentales, dentro de las cuales se procederá a la ordenación de las unidades documentales de que se componen de acuerdo a un orden convenido y siguiendo diferentes criterios para facilitar su recuperación.
Posteriormente, en la descripción archivística se generará una explicación de los documentos independientemente de su formato o soporte, mediante la recopilación, análisis, organización y registro de la información, en un sistema unificado de información, y siguiendo las normas internacionales ISAD (G), ISAAR (CPF), ISDIAH, ISDF…, que permiten la descripción de un fondo y de todas sus partes componentes relacionándolas de forma jerárquica, que servirá para facilitar la recuperación y el intercambio de información.
Es importante realizar una instalación y signaturación adecuada de los documentos, asegurando un buen servicio y una conservación satisfactoria.
Por último, la valoración está destinada a descubrir y calibrar los valores inherentes a los documentos, para poder establecer a partir de la prescripción de sus valores, su conservación temporal o permanente, y determinar el destino de los documentos, su permanencia en los diferentes archivos, transferencias, sus plazos de conservación, su eliminación total o parcial y el régimen de acceso a los mismos.