Abana y la valoración de series documentales

Cuentan los buenos jardineros que la poda constituye un tratamiento básico en el cuidado de plantas, arbustos y árboles. Dicen también que si se aplican las técnicas adecuadas se favorece su correcto desarrollo, ayudando a que unas y otros se mantengan fuertes y vivos. La poda, a pesar de lo drástico de su naturaleza, favorece la buena salud de un jardín. En eso la archivística se parece bastante a la jardinería. Lejos del aparente inmovilismo que puede evocar este mundillo –visto desde fuera— un archivo es algo vivo que requiere cuidados constantes para mantener su vigor y su eficacia. Entre esos quehaceres, también hay lugar para la “poda”, aunque los archiveros preferimos llamarla expurgo. De ahí la importancia de la valoración de series documentales.

Los archivos no son pozos sin fondo: el espacio del que disponen para albergar documentos es finito. ¡Siempre se queda pequeño! Además, no todos los documentos producidos hoy importan lo mismo o son igual de necesarios. Por tanto, es materialmente imposible conservar toda la documentación producida y/o gestionada en la actualidad por las diferentes administraciones públicas. Tampoco se lo pueden permitir las entidades privadas, especialmente si se trata de grandes empresas. Algunos han llamado a esta realidad “inflación de la documentación contemporánea”; otros hablan de un “crecimiento exponencial” e, incluso, de una “explosión documental” desde mediados del siglo XX. Sin embargo, este hecho no significa que los productores puedan destruir de cualquier manera una parte de esos documentos. Entre otros motivos, porque hay leyes que lo impiden. Muchos gestores ignoran la gravedad de las faltas en las que incurren cuando eliminan documentos de forma incontrolada.

Ya sabemos la verdad que esconde esta paradoja archivística: es obligado destruir para conservar. Pero hay que hacerlo inteligente y controladamente, de manera que la masa documental sobre la que se actúa se reduzca hasta un volumen sostenible sin provocar una pérdida de información importante. Todo procedimiento de expurgo documental conduce a una eliminación selectiva de documentos que debe ir precedida necesariamente por su valoración y su selección. He aquí el trío ineludible de acciones que se suceden de forma mecánica en el desarrollo de este proceso crucial. Sin selección no puede haber eliminación y sin una previa valoración no puede efectuarse la selección. Por ese motivo que la valoración de series documentales sea algo fundamental en la gestión moderna de los archivos.

Según los manuales al uso, la valoración es la fase del proceso de expurgo destinada a poner de relieve los valores –primarios y secundarios— inherentes a los documentos de archivo y su gradación relativa. Los documentos de apoyo informativo no son objeto de valoración, porque no es necesaria para su destrucción. Los documentos históricos tampoco, ya que no cabe considerar esta posibilidad en su caso. Toda valoración debe hacerse partiendo de un conocimiento amplio de la institución u organismo generador, pero también del conjunto de su producción documental y no solo de la serie concreta a valorar. Identificar y contextualizar son algo básico en esta empresa. Para ello hay que estudiar y analizar con detalle las características administrativas, jurídicas, fiscales, contables, informativas e históricas de los documentos involucrados. Dichas piezas documentales, por lo general, forman expedientes producidos con carácter seriado, que se ajustan a una normativa muy precisa. Así, pues, “empaparse” de la Legislación que ampara el trámite administrativo del que ellos resultan es, casi siempre, el primer paso a dar en este arduo camino.

En la determinación de esos valores tan decisivos para el futuro de las series documentales a veces cabe un pequeño margen para la subjetividad de quien valora, pero queda constreñida siempre por unos criterios de actuación muy marcados. Son de varios tipos: la procedencia orgánica o funcional de los documentos, su naturaleza diplomática, la importancia de su contenido o el grado de utilización que tienen. Estos y otros muchos datos quedarán plasmados en plantillas o formularios específicos resultantes de la tarea descrita. Una correcta identificación y valoración de la serie estudiada nos permitirá pasar con garantías de éxito a la siguiente etapa –la selección documental— estableciendo plazos de permanencia en las diferentes fases de archivo y sus transferencias, la posible eliminación o la conservación temporal o permanente de las series y el régimen de acceso que les afecta. Las propuestas de eliminación cerrarán el proceso, en los casos que corresponda.

En Abana llevamos toda una década auxiliando a diferentes organismos en la identificación, valoración y selección de sus documentos, proporcionando un servicio muy especializado a los clientes que depositan en nosotros su confianza. Nosotros no decidimos finalmente en esta materia, ya que no nos corresponde ejercer esta responsabilidad, pero sí ayudamos a que ellos decidan. Fue en 2011 cuando tuvimos la ocasión de trabajar por primera vez en este campo de la archivística, gracias al Archivo General del Ministerio de Economía y Hacienda. Para ellos estudiamos las principales series documentales producidas por la Intervención General de la Administración Estado (IGAE) durante casi medio siglo, aproximadamente entre 1940 y 1985, con objeto de identificarlas y valorarlas: Cuentas de Rentas Públicas, Justificantes de las Cuentas de Rentas Públicas, Cuentas de Gastos Públicos, Justificantes de las Cuentas de Gastos Públicos, Cuentas de Obligaciones Diversas y Cuentas de Tesorería.

A partir de ese momento, también hemos podido ayudar en estas labores, en cinco ocasiones, a la Subdirección General de Archivos y Gestión Documental de la Comunidad de Madrid (en concreto, a su Servicio de Acceso y Valoración de Documentos). En la ejecución de estos proyectos, desarrollados discontinuamente entre los años 2012 y 2020, hemos abordado el estudio y la valoración preliminar de decenas de series –específicas y comunes— producidas por la Comunidad madrileña; entre otras: Expedientes de inserciones en el diario oficial, Expedientes de concesión de licencias de caza y pesca, Solicitudes de becas de comedor, Expedientes de concesión de ayudas por nacimiento de hijo o adopción de menor, Expedientes de intervención arqueológica, Expedientes de inscripción en el Registro de profesionales de la prevención de riesgos laborales, Expedientes de inscripción/renovación en el Registro de Socorristas en piscinas, instalaciones acuáticas y medio natural, Expedientes de acuerdos del Consejo de Gobierno, Expedientes de reunión del Consejo de Gobierno, Expedientes de contratación de servicios, Expedientes de intervención en abuso sexual infantil, Expedientes de ayuda de estudios a empleados públicos, etc. Como puede comprobarse por este variado repertorio, experiencia y versatilidad no nos falta.

Con estos antecedentes, los archiveros de Abana esperamos seguir colaborando con estos y otros nuevos clientes en esta faceta tan especial de los servicios documentales, esforzándonos por actuar siempre con el mismo cuidado que esos sabios jardineros que mentábamos al comenzar.