Los documentos pasan por distintas fases, en cada una de las cuales tienen valores distintos, prestan servicios diferentes a los usuarios y reciben su tratamiento adecuado. Estas fases se conocen como ciclo vital de los documentos y se denominan:
- archivo de oficina,
- archivo central,
- archivo intermedio y
- archivo histórico.
El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, acoge las dos últimas fases (archivo intermedio y archivo histórico) de los documentos generados por el Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, así como por sus instituciones antecesoras. Pero antes de llegar aquí, los documentos han recorrido un largo camino, que se inicia en las fases de archivo de oficina y archivo central en las Consejerías y Organismos Autónomos.
Los documentos se generan en la fase de archivo de oficina y nacen en virtud de un proceso administrativo. Finalizado el trámite, el expediente permanecerá en la oficina, al menos un período de cinco años, hasta que pase a la fase de archivo central.
Los archivos centrales de la Comunidad de Madrid tienen como objetivo, que los documentos que son esenciales para el funcionamiento de la Administración Autonómica, y que son testimonio de su actividad, se conserven de forma adecuada. Esto incluye:
- Recibir y custodiar de forma ordenada y controlada los documentos que provienen de las oficinas de cada consejería, siguiendo las instrucciones y modelos facilitados por el archivo central.
- Identificar las series documentales y proponer tablas de valoración, con el objetivo de fijar los plazos de permanencia, así como la conservación y/o destrucción de los documentos vinculados a ellas.
- Asegurar que aquellos documentos cuyos valores administrativos, legales y fiscales hayan prescrito y que no vayan a tener valor histórico, sean eliminados, de acuerdo con el procedimiento legal establecido en la normativa de archivos.
- Atender a las consultas y préstamos que solicitan las diferentes unidades administrativas de cada Consejería. Este servicio aplica tanto a los documentos ingresados en el propio Archivo Central como a los que ya han sido transferidos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
- Encargarse de que los documentos esenciales sean transferidos e ingresados correctamente al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid una vez hayan cumplido la edad necesaria, al menos once años de antigüedad.
Tras su ingreso en el Archivo Regional, se ubican de forma provisional en el predepósito, donde aguardan hasta que reciben el tratamiento archivístico adecuado para ser instalados definitivamente en los depósitos y así poder servirse a los usuarios que deseen consultarlos: ciudadanos, investigadores y administración productora. Para su puesta en servicio, todos los documentos deben estar perfectamente descritos y controlados en los depósitos mediante las operaciones de cotejo, signaturado e instalación.
Además de estas tareas, los documentos pueden precisar de otros trabajos:
- Fumigación. Algunos fondos entran afectados por plagas que dañan los soportes de los documentos, por lo que deben ser fumigados para evitar posibles contagios a otros documentos.
- Restauración. Algunos documentos llegan deteriorados al Archivo Regional, por lo que es necesario que sean restaurados para garantizar la perdurabilidad de los originales.
- Digitalización de los documentos originales, con el fin de garantizar su conservación y preservación digital, así como de facilitar su consulta y difusión.
En Abana contamos con un equipo de profesionales polivalente, con los que desarrollamos distintas áreas de trabajo, tanto en los archivos centrales como en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.
En el archivo central, actualmente realizamos la gestión documental en el archivo de Economía y Hacienda y en el archivo del Servicio Madrileño de Salud (SERMAS).
En el Archivo Regional, un equipo de profesionales especialistas de Abana cubre también el Servicio de Restauración, donde restauramos y conservamos documentos en diferentes soportes:
- material celulósico: papel, cartón, tejido.
- material proteínico: encuadernaciones, pergamino, vitela
- material fotográfico: vidrio, nitrato, acetato, poliéster y papel.
- y en diferentes formatos: libros, tomos, cuadernos, expedientes, folios sueltos, planos, títulos, mapas, así como cualquier formato fotográfico.
En el Archivo Regional, otro equipo de técnicos especialistas de Abana (técnicos digitalizadores, técnicos archiveros, técnicos de imagen, editores de metadatos, técnicos informáticos) también está digitalizando el fondo fotográfico de Cristóbal Portillo, compuesto por distintos soportes (placa de vidrio, acetato, nitrato y poliéster) y formatos (35 mm, 9×12, 6×6, etc.). Por cada objeto digital, generamos sus formatos derivados (JPG y PDF) e insertamos metadatos a todos ellos.
Abana colabora con el Archivo Regional de Madrid desde hace más de 20 años. Nuestro compromiso con la excelencia nos impulsa a ofrecer soluciones precisas y profesionales, orientadas a satisfacer las diversas necesidades de nuestros clientes.
