La importancia de la calidad en la digitalización de documentos

Por todos es sabido que estamos inmersos en profundos procesos de transformación digital en todos los ámbitos: desde el empresarial, institucional e incluso a nivel particular. Para que los documentos se conserven y se puedan consultar, han de ser descritos, digitalizados, metadatados y preservados correctamente.

Cualquier empresa u organización debe garantizar que su memoria colectiva perdure en el tiempo y se pueda recuperar, con el fin de gestionar y optimizar sus áreas estratégicas de negocio.

Sin embargo, en muchas ocasiones, la digitalización se ha realizado por personas que no tenían los conocimientos ni la experiencia requerida, o quizás con medios que no fueran los suficientes para llevar a cabo esta tarea.

Y es que la digitalización no es un proceso tan simple como la transformación de una imagen de un documento en una imagen digital. Hay ciertos aspectos que han de ser establecidos con total claridad para llevar a cabo un proceso de digitalización con éxito como son:

  • Establecer claramente qué documentos han de ser digitalizados. Para ello tiene que haberse realizado un tratamiento archivístico previo (clasificación, ordenación, análisis de aspectos legales de los documentos, etc.)
  • Tipos de escáneres que se necesitarán.
  • Formatos electrónicos de salida de la digitalización (PDF-A, TIFF, JPEG, etc.).
  • Organización de la información en el sistema (sistemas de gestión documental y preservación digital, servidores, nube, etc.).
  • Procedimientos de seguridad (copias de seguridad, restricciones de acceso, etc.).

Las organizaciones que no cuentan con equipos especializados en la gestión documental automatizada, tanto humanos como tecnológicos, con capacidad para llevar a cabo procesos masivos, pueden colaborar con empresas especializadas como Abana.

Nuestro equipo de profesionales puede llevar a cabo todo tipo de procesos de transformación digital con seriedad y  competencia.

Recientemente, hemos comenzado un proyecto en ENRESA (Empresa Nacional de Residuos Radioactivos), en el que prestamos un servicio de soporte técnico para la revisión de la digitalización de documentos de garantía de calidad permanentes de su Archivo.

Aplicamos en el proceso la normativa de gestión de la calidad ISO 9001 para garantizar el cumplimiento de objetivos y obtener óptimos resultados.

Continuamos en el camino de colaborar con las empresas en su transformación digital y ayudarles a cumplir sus objetivos de calidad y protección de sus inversiones.



Autor: Beatriz Alonso
Coordinadora de Proyectos

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