Desde hace años, las organizaciones están volcadas en las tareas exigidas por la nueva legislación, que se ha ido actualizando conforme a las exigencias y premisas de la administración electrónica.
Por ello, y partiendo de la construcción básica para el funcionamiento de la administración electrónica, los Archivos tienen un papel fundamental en esta tarea y, sobre todo, desde las primeras fases de generación de los documentos en las oficinas de gestión, hasta los documentos que van pasando a las siguientes fases de archivo, según su ciclo de vida.
Estamos ante ese escenario, que ya anunciaran en la década de los 40 del siglo XX, los presupuestos teóricos americanos del Record Management, cuyos fundamentos y principios se han tenido muy en cuenta, y que son el origen de la teoría del ciclo de vida de los documentos, cuyo autor de referencia Theodor Roosevelt Schellenberg, vinculaba ya la gestión documental con la archivística. Ahora, en el siglo XXI, y con la apuesta de las tecnologías de la información puestas al servicio de la conservación de los documentos digitales, todos esos presupuestos teóricos adquieren aún más importancia si cabe.
Por tanto, y dentro del ámbito archivístico, tanto en las administraciones públicas como en las empresas, se realizan fuertes inversiones en tecnología, sobre todo a partir de la publicación de normas, como la ISO 15489.
Pero es cierto que, todas esas apuestas tecnológicas tienen que ir refrendadas por un trabajo previo, que implica todos los conocimientos de la teoría y práctica archivísticas clásicas, actualizadas al lenguaje actual.
Por tanto, desde el punto de vista archivístico y, partiendo de lo anteriormente expuesto, es necesario, entre muchas otras cosas, construir un armazón para que cualquier sistema de gestión documental funcione, y para que la administración electrónica sea un éxito. Este armazón, es la clasificación.
En el contexto de la gestión administrativa electrónica, la clasificación orgánica no es operativa, y ya desde hace años, se está apostando por la clasificación funcional, que nos permita codificar y estructurar la actividad administrativa en las organizaciones, definiendo el conjunto de actividades soportadas en la producción documental específica de cada una de ellas. Desde el Área de Archivos de Abana, colaboramos en proyectos relacionados con el establecimiento y estructuración de Cuadros de Clasificación Funcional, siempre con el apoyo y asesoramiento de nuestros clientes. En todos ellos, partimos de una serie de premisas básicas:
- Defender la estabilidad de la clasificación funcional, ante los cambios de estructuras orgánicas que afectan a la lógica de la producción documental.
- Definir el conjunto de competencias, funciones y actividades de las instituciones y organismos.
La priorización de la clasificación funcional en los sistemas de gestión documental en la administración, se explica perfectamente a partir de la obligación que ya estableció la extinta Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, de publicar y actualizar las relaciones de procedimientos. Esto se materializó en el año 2005, con la creación de un catálogo de procedimientos en el Sistema de Información Administrativa, SIA.
El catálogo de procedimientos se ha tenido que ir adaptando al posterior desarrollo normativo, tanto de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, como el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica. Disposiciones legislativas que regulan la administración electrónica, con el objetivo de:
- Velar por las progresivas demandas de los usuarios en sus relaciones con las administraciones públicas, a partir de la incorporación de procedimientos de la administración al sistema, en lo que respecta a la Gestión documental y Archivo.
- Asociar el cuadro de clasificación funcional desarrollado en las organizaciones, con los procedimientos administrativos establecidos a partir de mapas de procesos y estudios funcionales.
- Tener muy en cuenta las funciones comunes en todas las organizaciones: gestión de los recursos humanos y gestión económica y contable, entre otros.
- Incidir en la valoración documental como tarea clave para la conservación, la digitalización, la eliminación, la determinación del acceso a la información y el establecimiento de criterios de preservación documental.
En definitiva, ya desde hace tiempo, estamos instalados en este cambio que afecta a todas las organizaciones, tanto públicas como privadas, y de las cuales se derivan muchos retos a acometer.
En Abana contamos con un Área específica de consultoría y gestión de Archivos, formada por un equipo de más de 50 profesionales con más de 25 años de experiencia, preparados para ayudarle en lo que necesite su archivo.
