Sistemas de gestión de la documentación y la información en la empresa

He tenido la oportunidad de comprobar mediante mi experiencia en proyectos de Gestión Documental para empresas, que los esfuerzos y recursos se centran en los equipos de ventas y producción (Front Office), justificadamente, pues sin ventas no hay negocio.

Por otro lado, el equipo de gestión y administración (Back Office) funciona como islas de información, que no siempre están bien conectadas mediante un sistema, formando un archipiélago de información y documentación.

 

¿Pero si mi empresa vende y hay continuidad de negocio para que cambiar?

La realidad es que el Covid-19 ha acelerado a pasos agigantados esta Cuarta Revolución Industrial, demostrando que no solo se trata de máquinas y de materiales, sino de personas formadas y de gestión del conocimiento.

El mundo digital es una realidad en todos los sectores productivos. Como profesionales de la nueva era, es necesario admitir las potencialidades del contexto en que vivimos.

En consecuencia, es momento de revisar los modos operativos a los que todos hemos sido obligados, sin tiempo para una organizada transición.

 

¿Qué ventajas voy a obtener con un sistema de gestión de la documentación?

  • El ahorro de costes.
  • Relacionados con la eficacia, la eficiencia y el buen gobierno; estar mejor preparados para la transformación digital
  • Relacionados con el cumplimiento normativo; proteger legalmente a la organización
  • Relacionados con la seguridad de los sistemas de información; proteger contra la competencia y posibles filtrados de información.
  • Relacionados con la continuidad y solidez de la organización; fuente de información y protección contra desastres.
  • Relacionados con la identidad y la memoria corporativa; mantener una memoria corporativa, personal o colectiva, mejora de la imagen (Branding).

 

¿Qué es lo que implica una correcta Gestión de los documentos? ¿Cómo planifico un proyecto de implantación de un sistema de gestión de documentos en mi empresa?

Podemos definir un Sistema de Gestión Documental y Archivo como:

«La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.» (ISO 15489-1: 2001 [E], Información y documentación – Gestión documental)

La organización debe tomar decisiones sobre varios temas:

  1. ¿Vamos a digitalizar todo o solo unos años?
  2. En caso de no digitalizar todo, se debe definir un proceso de digitalización a demanda (lo más recomendable, digitalizar todo implica costes innecesarios).
  3. Definir los procesos requeridos: preparación de los documentos, escaneo, QA, signaturación, almacenamiento físico y digital.
  4. ¿Cuál software?
  5. ¿Cuáles formatos?
  6. La identificación de los documentos, expedientes, cajas (estructura de un código de barras, por ejemplo).
  7. ¿Cómo se hará el proceso de control de calidad? Definir los indicadores. ¿Quién lo ejecutara?
  8. La posible eliminación de parte de los documentos.
  9. ¿Proyecto a ejecutar con recursos propios o llave en mano?

Todos esos puntos deben estar claramente definidos ANTES de cualquier contratación externa o inicio de un proyecto «in house». Lamentablemente, la realidad que estamos viendo a diario es otra. La pandemia ha aumentado las demandas en cuanto a la digitalización, pero no es una excusa para efectuarla sin pensar cuidadosamente en lo que queremos.

 

¿Cuál es nuestro papel como gestores de la documentación o archiveros?

Deberíamos ser los que llevemos ese proyecto, aconsejando, proponiendo, siendo los líderes del cambio junto con los Ingenieros de Sistemas e informáticos.

El archivero de hoy, el “e-archivero”, debe prepararse para poder trabajar con un hibrido papel-digital, muy complejo de organizar sin la elaboración de por ejemplo un cuadro de clasificación, lo cual no puede elaborar sin una sólida formación. El profesional archivero de hoy debe manejar bien los conceptos de la archivística tradicional y adentrarse en las ISO, conocer las herramientas existentes (Softwares/hardware) y sobre todo aprender a trabajar dentro del ambiente empresarial.

En Abana contamos con un equipo humano cualificado de consultores, archiveros, documentalistas e informáticos, tecnología probada y eficiente, y sobre todo la experiencia y el conocimiento actualizado de muchos años y proyectos.

Y estamos cerca, preparados para ayudar a las empresas en la implantación, optimización, renovación y soporte de su Sistema de Gestión de su documentación e información.

«Sin archivos no hay transparencia ni buen gobierno. Un riesgo de los archivos es cuando no están en manos de un buen profesional».   Cit. Severiano Hernández Vicente



Autor: José Alejandro Gijón
Consultor documental

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