La inteligencia artificial aplicada a la gestión documental

30 de agosto de 2023
Escrito por: Isabel Martín en colaboración con Teresa Hernández

Uno de los temas más candentes que se han tratado en las últimas Jornadas Españolas de Información y Documentación de FESABID celebradas en Granada en junio de 2023 ha sido el uso de la Inteligencia Artificial en la gestión de la información, por este motivo desde Abana hemos querido hacer un pequeño ejercicio práctico al usar una herramienta de chat basada en el modelo de lenguaje por Inteligencia Artificial.

Le hemos preguntado a ChatGPT por el “uso de la inteligencia artificial por profesionales de la información en la transformación digital de bibliotecas y archivos” y esta ha sido su respuesta:

Los profesionales de la información desempeñan un papel esencial en la transformación digital de bibliotecas y archivos al utilizar la inteligencia artificial (IA) para mejorar la eficiencia, la accesibilidad y la gestión de los recursos y servicios. Aquí hay varios ejemplos específicos de cómo pueden aprovechar la IA en esta transformación:

  1. Catalogación y clasificación automatizada: Los profesionales de la información pueden utilizar algoritmos de IA para analizar y categorizar automáticamente los recursos en función de su contenido. Esto acelera el proceso de catalogación y permite una organización más rápida y precisa de los materiales.
  2. Digitalización y OCR mejorado: La IA puede mejorar la calidad de la digitalización y el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), convirtiendo documentos impresos en texto digital y haciéndolos más accesibles para la búsqueda y el análisis.
  3. Búsqueda y recuperación mejoradas: Los sistemas de búsqueda impulsados por IA pueden comprender el contexto y las intenciones detrás de las consultas de los usuarios, proporcionando resultados más relevantes y precisos.
  4. Preservación digital: La IA puede ayudar en la identificación de materiales que necesitan preservación y en la detección de problemas potenciales, como degradación de imágenes o documentos.
  5. Recomendación de contenido: Los profesionales pueden utilizar algoritmos de recomendación basados en IA para sugerir recursos relacionados y relevantes, promoviendo la exploración y el descubrimiento.
  6. Análisis de uso y patrones de investigación: Mediante el análisis de datos sobre cómo los usuarios interactúan con los recursos digitales, los profesionales de la información pueden comprender mejor los patrones de investigación y las áreas de interés, lo que guía la adquisición y organización de nuevos materiales.
  7. Restauración de imágenes y documentos: En archivos que albergan materiales deteriorados, la IA puede ser utilizada para restaurar y mejorar imágenes y documentos, contribuyendo a su preservación y accesibilidad.
  8. Etiquetado y metadatos: La IA puede ayudar en la generación y asignación de metadatos a recursos digitales, lo que facilita su identificación, organización y búsqueda.
  9. Análisis semántico: Los profesionales pueden emplear herramientas de procesamiento del lenguaje natural para extraer significado y relaciones en textos, facilitando la identificación de conexiones entre materiales.
  10. Automatización de tareas rutinarias: La IA puede automatizar tareas repetitivas como responder consultas frecuentes, administrar solicitudes de préstamo o gestionar el flujo de documentos.

 En general, el uso de la inteligencia artificial permite a los profesionales de la información optimizar sus operaciones y ofrecer servicios más eficientes y personalizados a los usuarios, al tiempo que contribuye a la preservación y difusión de materiales culturales y académicos valiosos”.

No cabe duda de que estamos ante una nueva era en la que las nuevas tecnologías emergentes centradas en la inteligencia artificial están suponiendo una auténtica revolución en todos los ámbitos de la vida incluyendo la gestión de la información, su consumo y las distintas formas de utilización.

En Abana ya estamos trabajando en la implementación y desarrollo de estas tecnologías basadas en IA, con el objetivo de ofrecer servicios de gestión documental y transformación digital más efectivos, valiosos, de mayor calidad y adaptados a las necesidades en continua evolución de nuestros clientes.

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Un comentario

  1. Mu interesante y oportuno el artículo, realmente chat GPT es un asistente que puede ayudar en la organización y realización de tareas, no obstante considero que hay dos retos; primero que la archivística tiene un componente muy orgánico y específico, cada organización produce documentos específicos productos de funciones, tareas y actividades específicas (aunque posee funciones horizontales) y como expresa Chema Alonso (experto en seguridad informática) Chat GPT tiene “alucinaciones” es decir inventa cosas, eso si, de manera estructurada y organizadas pero falsas, por lo que el factor humano es importante en este sector.

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