Abana en el Ministerio de Defensa

El Ministerio de Defensa, a través de la Subdirección General de Publicaciones y Patrimonio Cultural, es el encargado de coordinar las bibliotecas, archivos y museos del Departamento y su patrimonio cultural.

Entre sus principales logros cuenta con un Catálogo Colectivo de la Red de Bibliotecas de Defensa (Bibliodef), que recoge la descripción y localización del fondo bibliográfico de la Red, y desde el año 2012, la Biblioteca Virtual de Defensa, que pone a disposición del usuario la colección digital de una variada tipología de fondos que custodian, cuyo conocimiento es indispensable para la cultura española.

De este ingente trabajo, los profesionales de Abana también nos sentimos partícipes. Hace ya más de 16 años que colaboramos con el Ministerio de Defensa en el tratamiento y la gestión de todo tipo de información en sus Bibliotecas, Museos, Archivos y Centros de documentación. Desde entonces y de una forma prácticamente continua, hemos trabajado en distintos proyectos.

Comenzamos en el año 2003 con la informatización en un proyecto de tres años, de los fondos de la Biblioteca de la Escuela Militar de Estudios Jurídicos y del Grupo de Escuelas Militares. Se trataba de un notable trabajo de catalogación, clasificación y control de autoridades. Paralelamente colaborábamos en la digitalización de videos y fotografías ingresadas en el Archivo Audiovisual del Ministerio, minutando y describiendo todos los contenidos en los diversos formatos.

Acompañando a estas primeras fases de instauración del catálogo automatizado, impartimos formación al personal de los centros para capacitarles en la gestión de los centros bibliotecarios.

Extenso fue el trabajo realizado en el Centro de Documentación del Ministerio entre los años 2004 al 2012, catalogando monografías modernas y realizando un profundo y exhaustivo servicio de normalización de autoridades en los sistemas bibliotecarios Sirtex y Absysnet.

A partir del 2013, llevamos a cabo numerosos proyectos de catalogación de diversos tipos de fondos: planos, dibujos, impresos antiguos, publicaciones periódicas, manuscritos, material gráfico, material cartográfico y monografías, para su inclusión en el Catálogo Colectivo de Patrimonio Bibliográfico (CCPB), en las Bibliotecas Histórico Militares de Sevilla, Barcelona, Valencia y El Ferrol, el Archivo General Militar de Segovia y la Academia General Militar de Zaragoza.

En esta etapa hemos colaborado en la revisión y corrección de fichas del inventario de fondos museográficos en el Museo Naval y en el Museo del Ejército, bajo el sistema documental para la Gestión del Patrimonio Histórico-Mueble MILES.

Recientemente, hemos realizado servicios de identificación, selección y registro de documentación clínica en la IGESAN (Inspección General de Sanidad de la Defensa), y la ordenación e inventario de fondos del Museo de Sanidad Militar.

En los últimos tiempos, trabajamos en el Museo del Ejército del Aire y en el SHYCEA (Servicio Histórico y Cultural del Ejército del Aire), con las tareas de  control y gestión de fondos históricos-artísticos en la aplicación MILES, y en el Archivo Histórico del Ejército del Aire, con el tratamiento documental.

Mención aparte merecen todos los proyectos desarrollados por el Área de Archivos de Abana. Comenzamos en el año 2013  con la descripción de expedientes judiciales militares y elaboración de una base de datos en el Archivo General e Histórico de Defensa (AGHD); descripción de expedientes militares de los reemplazos de los años 1919 a 1921, custodiados en el Archivo General Militar de Guadalajara (AGMG); ordenación, descripción e indización de documentación de Ultramar de los siglos XVIII a XIX, en el Archivo General Militar de Madrid (AGMM); organización y descripción de la Unidad “Cría Caballar” en el Acuartelamiento Los Castillejos de Madrid; identificación y transferencia de expedientes personales, en el Archivo Central del Ministerio de Defensa y tratamiento archivístico de los fondos de Batallones Disciplinarios de Soldados Trabajadores Penados.

Entre el año 2013 y 2018, también hemos realizado numerosos proyectos de naturaleza archivística: organización, descripción, restauración y reinstalación en el Archivo Intermedio Militar Centro de Valencia.

El pasado día 4 de octubre se ha publicado en el BOE el Plan de Archivos de Defensa, que pretende dotar al sistema propio de archivos de cohesión e innovación y que se orienta a consolidar la implantación de políticas de apertura y transparencia en la línea de acceso a la información que demanda la sociedad actual.

Como podemos observar, todos estos proyectos han sido de naturaleza muy diversa, y se han desarrollado con equipos de profesionales de gestión de la información especializados en distintos servicios documentales, con el denominador común de la confianza de un organismo como el Ministerio de Defensa, segunda institución española en patrimonio documental después del Ministerio de Cultura.

Durante todos estos años hemos acompañado a esta gran organización en su continua mejora de sus sistemas documentales, a favor de un servicio público de calidad. Nuestra intención ha sido la de proporcionarles una asesoría documental integral y asistencia técnica cualificada, que les ayude a organizar toda su documentación, preservar y difundir el rico patrimonio histórico y cultural que conservan, herencia privilegiada para toda la ciudadanía.



Autor: Beatriz Alonso
Coordinadora de Proyectos

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