La formación de un conjunto coherente de documentos digitales conlleva una correcta gestión de los mismos mediante la adopción de políticas destinadas la gestión de los documentos, descripción, la preservación o la difusión y explotación informativa de estos archivos digitales; esenciales para todas las instituciones, tanto en su gestión diaria, como en su proyección de futuro: en su concreción como memoria corporativa y proyección competitiva en el entorno global.
La correcta explotación y gestión en lo digital, tanto si se tratan de documentos administrativos o de documentos enfocados a la difusión cultural, conlleva tener que enfrentarse a nuevos retos hasta ahora no siempre bien enfocados desde las instituciones.
Desde Abana queremos ofrecerte un conjunto de soluciones destinadas a una buena gestión de estos activos digitales, destinados a proveer soluciones globales que pueden conllevar la puesta en marcha de sistemas de gestión integral de documentación, mediante el asesoramiento en el diseño y creación de:
- Cuadros de Clasificación funcionales
- Sistemas de descripción y recuperación de los documentos
- Definición de procedimientos de archivo en los archivos de oficina o de gestión
- Establecimiento de calendarios de conservación/eliminación
- Medidas de protección y control de documentos esenciales para las organizaciones
- Aprobación de normativa de transferencias en las organizaciones
- Formación de usuarios del sistema
Las soluciones ofrecidas se enmarcan dentro de la posibilidad de puesta en marcha de Archivos Digitales de múltiple propósito: archivos digitales únicos de gestión, repositorios o archivos digitales enfocados a la difusión o investigación.
Mediante un estudio previo de la institución (necesidades de gestión, especificidades de los fondos documentales y colecciones de documentos), desde Abana proponemos soluciones de Archivo Digital, que se adecuen a las necesidades de su institución con el fin de lograr:
- La correcta explotación informativa en los procesos de tomas de decisiones
- Difusión y rendimiento del patrimonio documental
- Liberación y explotación de conjunto de datos de las organizaciones: Open Data y Gestión de grandes cantidades de información
- Correcto intercambio de información con múltiples fines
En Abana contamos con un gran personal técnico multidisciplinar, que le asesorará y propondrá una solución diseñada a la medida de su organización, y que le ayudará a poner en valor su patrimonio documental e informativo, siempre desde el seguimiento de los más estrictos estándares internacionales y, con el desarrollo e implementación de la solución tecnológica, que mejor se adapte a sus necesidades.