- 25 febrero, 2021
- Escrito por: Ana Rosell
- Categoría: Proyectos, Soluciones, Transformación Digital
Desde hace más de una década, Abana colabora con empresas del sector privado en su proceso de transformación digital prestando servicios de consultoría, gestión documental, digitalización e implementación de gestores documentales y repositorios digitales.
Derivados de estos servicios, y en pro de una cultura paperless, Abana pone a disposición de sus clientes el servicio exclusivo de custodia y destrucción documental certificada, proporcionándoles además, el almacenamiento en la nube.
Empresas grandes, medianas y pequeñas, Fundaciones, organizaciones privadas de todos los sectores económicos, son compañías, que tras llevar a cabo diferentes proyectos con Abana, han comprobado los principales beneficios que trae consigo la transformación digital en su trabajo diario:
- Mejora en la agilidad y eficiencia de sus procesos.
- Aumento de productividad de su personal.
- Descentralización de los puestos de trabajo.
En todos estos casos, se ha llevado a cabo un proceso de digitalización masiva con el fin de que la documentación – imprescindible en el día a día, de las mencionadas organizaciones – sea accesible para todos sus miembros, desde cualquier parte y en cualquier momento.
Previamente al proceso de digitalización, los profesionales de Abana realizamos un análisis de las necesidades de información, ciclo de vida de los documentos, flujos documentales, usuarios finales y entorno legal en el que debemos movernos. Posteriormente, se desarrolla un correcto tratamiento de la documentación para garantizar su acceso y recuperación. En el tratamiento de la documentación, se lleva a cabo la identificación de series documentales, organización, ordenación y/o catalogación de documentos y la elaboración de inventarios.
En el proceso de digitalización se prepara la documentación físicamente, eliminando todos los materiales nocivos, se digitaliza, se indexan los ficheros digitales y se cargan en diferentes plataformas (gestores documentales o repositorios digitales). En algunos casos, a posteriori, se acondiciona la documentación en papel en unidades de instalación adecuadas para llevar a cabo su custodia o se realizan las gestiones necesarias para llevar a cabo la destrucción certificada.
Para realizar este trabajo, Abana siempre dedica los medios técnicos necesarios en cada caso, como escáneres cenitales, escáneres de alimentador automático o herramientas avanzadas de gestión documental; y al frente de cada proyecto un equipo cohesionado de profesionales formado por personal multidisciplinar, como consultores, archiveros, documentalistas, digitalizadores e informáticos, con una amplia experiencia en el sector.
La realización de estos proyectos ha supuesto para Abana la oportunidad de conocer más profundamente las necesidades que tienen las empresas privadas en cuanto a su gestión documental y, por tanto, los servicios que podemos ofrecerles para cubrir eficazmente dichas necesidades.
