Actualmente nos encontramos en un mundo que cambia más deprisa que nunca, el proceso de pandemia del coronavirus en el que nos encontramos inmersos, está demostrando que aquellos países que más han avanzado en su proceso de transformación digital, son los que mantienen un grado de actividad mayor durante el confinamiento de sus poblaciones. Estos confinamientos han impulsado el proceso con elementos como las TIC y el teletrabajo, que se han consagrado en 2020 como las únicas herramientas capaces de impedir la paralización de los Estados.
Y en este proceso, la gestión del documento de archivo electrónico es la llave maestra imprescindible y eje para llevar a cabo la transformación digital y poner en marcha la administración electrónica que viene de la mano de la tecnología, con el objetivo de conseguir una administración pública menos burocrática y más proactiva, capaz de prestar un mejor servicio al ciudadano y facilitarle la vida.
En todas estas actividades de carácter multidisciplinar la administración cuenta en la actualidad y deberá seguir contando, con la colaboración de expertos en la gestión archivística, preservación, acceso y valoración del documento y del expediente electrónico, campo en el que Abana ofrece sus servicios desde hace más de dos décadas, tanto en el ámbito de archivos públicos como en el de archivos privados, adaptándose continuamente al trepidante cambio tecnológico que supone la transformación digital de los archivos.
A pesar del protagonismo del documento de archivo electrónico en todo este proceso, no hay una normativa que lo aborde en su conjunto, ni siquiera bibliografía específica que desgrane todos los aspectos relacionados con el mismo. Si tenemos los especialistas en el mundo de la Archivística y las nuevas tecnologías un apartado dedicado al documento electrónico en el “Código Electrónico de Archivos y Patrimonio Documental” una guía de consulta y de descarga gratuita de la principal legislación estatal y autonómica en esta materia, que permite repasar las normas consolidadas que comprenden todas sus redacciones, desde el texto original hasta la versión vigente, que la Subdirección General de los Archivos Estatales del Ministerio de Cultura y Deporte, en colaboración con los responsables del Boletín Oficial del Estado–BOE, ha procedido a revisar y actualizar con fecha de 23 de septiembre de 2020.
Esta útil herramienta, que se puso a disposición de los ciudadanos desde 2015, tiene como objeto ofrecer a los profesionales de esta rama del derecho un instrumento eficaz para desarrollar su actividad profesional, y ser útil también para formadores y estudiantes interesados en el ámbito de los archivos, el patrimonio documental y la gestión documental. Al mismo tiempo, las nuevas tecnologías permiten una versión interactiva con actualizaciones inmediatas y constantes de sus contenidos, ya que los cambios se introducen de forma rápida, tras su entrada en vigor, para así poder adaptarse y responder de manera rápida a las necesidades de los diferentes grupos de interés, mediante las descargas gratuitas de las normas jurídicas que puedan resultar más apropiadas y relevantes. En todo este tiempo, se han ido recogiendo las importantes novedades normativas que se han ido produciendo en nuestro ordenamiento jurídico en relación con la protección de datos de carácter personal, la propiedad intelectual, el procedimiento administrativo, nuevas disposiciones autonómicas, conservación del patrimonio documental, administración electrónica etc., incidiendo en nuevos aspectos como el mecenazgo y la investigación científica y su conexión con los archivos.
De gran utilidad es el índice de contenido que se incluye en una segunda pestaña llamada Ver contenido, con links directos a los textos normativos.
Se incluye una nota de la autora, Blanca Desantes Fernández, que precede al Código, y que explica todas las novedades incluidas, y orienta a profesionales, estudiantes e interesados en su utilización. En ella se aclara que no se han incluido normas autonómicas de rango inferior a Ley, normativa interna de diferentes Departamentos ministeriales o normas europeas que no figuran en la colección de legislación consolidada del BOE, normativa de acceso a archivos y registro de ámbito exclusivamente sectorial, o la relativa al traspaso de funciones y servicios del Estado a las Comunidades Autónomas en materia de archivos, y tampoco las sentencias del Tribunal Constitucional que afectan a esta normativa, aunque por su interés y relevancia, se reseñan en la citada nota del autor, para su fácil identificación y recuperación.
De este corpus normativo debemos destacar, dada su relevancia actual, el capítulo VII y último, dedicado a la “Administración electrónica. Conservación y gestión del expediente y documento electrónico”, que incluye normas técnicas de interoperabilidad que afectan tanto al documento como al expediente electrónico. Ahora, más que nunca, nos encontramos ante un gran reto presente y futuro, cuando por fin se imponga un funcionamiento totalmente sin papeles en todas las administraciones públicas al entrar en vigor en plenitud las leyes de administración electrónica, en concreto la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, ya que por Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre pasado, de trabajo a distancia , se establece la fecha límite de 2 de abril de 2021, aplicada a todas las entidades del sector público, para la implantación del archivo electrónico único, que contenga “…documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados…” que “deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión”.
El proceso del documento debe ser electrónico en todas sus fases, estando el archivo presente desde el mismo momento de la captura inicial del documento electrónico, junto a todos los demás actores que participan en el proceso, y contemplando las diferentes herramientas, gestores documentales, plataformas y servicios necesarios. Para ello se hacen absolutamente necesarias la formación y habilidades técnicas que imponen las nuevas tecnologías, contemplando además la implementación de las nuevas normativas, así como el imprescindible enfoque multidisciplinar con archiveros, informáticos, programadores, juristas o gestores.
Serán en este proceso de vital importancia, las infraestructuras necesarias, la disponibilidad de la información y la transparencia, junto con la seguridad e interoperabilidad de dicha información y los datos, las tecnologías disruptivas emergentes aplicables a documentos, procesos y datos, y finalmente, pero no de menos relevancia, la preservación y gestión del documento electrónico.
Abana hoy por hoy cuenta con un gran equipo de profesionales especializados en los archivos, en constante evolución, preparados para acompañar a la empresa y a la institución pública y privada en este camino tan necesario como apasionante, de transformación y adaptación continua de los archivos.
