¿Qué son los Sistemas de Gestión Documental?

En la actualidad nos encontramos inmersos dentro de la tendencia mundial encaminada hacia la “oficina sin papel” cuyo objetivo actual, y más realista, es reducir al máximo el uso del papel  en el trabajo, ya que su erradicación completa, objetivo primigenio, es considerado hoy en día como una quimera. Para poder cumplir este objetivo es necesario la implantación de un Sistema de Gestión Documental (SGD), también conocido como DMS por sus siglas en inglés (Document Management System).

Seguro que muchos de vosotros ya sabéis cuáles son las ventajas de trabajar con un SGD y conocéis en qué consiste exactamente, es más, incluso lo utilizaréis en vuestro día a día. Pero si alguien aún se pregunta qué es un gestor documental y para qué sirve, queremos que con este artículo sus dudas queden solventadas.

Empecemos concretando qué es la Gestión Documental. Existen multitud de definiciones, pero con nuestras propias palabras podríamos decir que la Gestión Documental es es el conjunto de actividades que permiten administrar, planificar, organizar y utilizar los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, es decir, desde que son producidos o recibidos hasta que son eliminados o conservados. Simplificándolo un poco más, diríamos que la GD son los diferentes procesos por los que pasa un documento desde su origen hasta su final.

Si nuestra documentación está íntegramente en soporte físico, digitalizar los documentos en papel es, sin duda, el primer gran paso que deberemos llevar a cabo. Pero esta transformación digital requiere de la realización de otros procedimientos previos, como la indixación y clasificación de la documentación, y posteriores como sería proceso de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), acción que convierte una imagen en un documento de texto permitiendo poder buscar en su contenido.

Una vez tenemos los documentos digitales, ya sean digitalizados o nativos digitales, estos serán almacenados en nuestro software de SGD pudiendo ser localizados y recuperados de forma rápida y sencilla por multitud de criterios, aportando ventajas adicionales como la posibilidad de controlar el acceso y las distintas versiones de los documentos, controlar los flujos de trabajo o permitir el trabajo colaborativo, ya que toda la información y documentación estará centralizada bajo un mismo sistema.

Por todo esto, podemos concluir que con la Gestión Documental se optimiza el trabajo y entre los muchos beneficios que se obtienen al tener una oficina automatizada con un gestor documental están el aumento de la productividad y la eficiencia, el ahorro de costes, la mejora de la seguridad de la información y un menor impacto medioambiental.

En Abana comercializamos un Sistema de Gestión Documental de código abierto, diseñado a la medida de cada cliente y que permite la digitalización y gestión de toda su documentación. Esta herramienta, OpenKM Software de Gestión Documental y Gestión de Registros, organiza el acceso, distribución y almacenamiento de todos los contenidos digitales y optimiza la manera de trabajar para hacerla más sencilla y eficiente. Otras características del sistema de Gestión de documentos de OpenKM que merecen la pena resaltar son:

  • Subida masiva de documentos
  • Descarga como ficheros ZIP
  • Bloqueo y desbloqueo de documentos
  • Carpetas de inicio por defecto
  • Personalización por usuarios y gestión de roles
  • Notificación de eventos
  • Comunicación por correo electrónico y mensajería
  • Servicio de chat
  • Extracción de metadatos
  • Identificación única de documentos
  • Control de versiones
  • Nube de etiquetas
  • Clasificación por categorías
  • Foro
  • Marcas de agua
  • Configuración de catalogación automática
  • Extracción inteligente de palabras clave
  • Operaciones con múltiples documentos de forma simultánea
  • Conversor de texto a audio
  • Expiración de documentos
  • Edición en vivo

Podemos finalizar este artículo afirmando que sin gestión documental no puede haber transformación digital y en Abana, como expertos con 20 años de experiencia en gestión documental y transformación digital, estamos capacitados para ayudarle a adaptar su empresa a las necesidades del presente y del futuro ya que realizamos todas las fases necesarias del ciclo de la Transformación Digital.



Autor: Teresa Hernández
Community Manager

Deja un comentario